L’assistante de direction joue un rôle essentiel au sein d’une entreprise. Toutefois pour répondre aux exigences de ce poste qui évolue sans cesse, certaines compétences et qualités sont nécessaires.
Je vous donne ici 5 compétences clé qui vous aideront à valoriser vos actions et à devenir incontournable auprès de vos managers.
Votre organisation personnelle
La première compétence à développer est celle qui est la base de tout : l’organisation. En tant qu’assistante, vous recevez les sollicitations de toute part puisque vous êtes en contact avec les équipes internes et les partenaires externes de l’entreprise. Alors, il est vital de travailler votre organisation personnelle pour répondre à toutes ces sollicitations de manière méthodique, car « qui vous êtes en privé reflète qui vous êtes en entreprise ».
Il existe plusieurs outils tels qu’Outlook, qui facilitent votre organisation personnelle. Il vous permet de gérer vos mails et de faire vos plannings.
Votre aisance en communication
L’aptitude à bien communiquer est une compétence qui s’acquiert au fil du temps et à force de travail. Le métier d’assistante de direction vous place au centre de la communication interne et externe de l’entreprise et de ce fait, vous devez veiller à ne pas avoir d’écart de langage quelle que soit la situation.
Être une bonne communicante se présente sous trois aspects :
- Rôle de promotion et de représentation de l’entreprise
Vous faites la promotion de l’entreprise chaque fois que vous êtes présentée ou agissez auprès des tiers pour le compte de l’entreprise. Votre expression orale, votre communication non-verbale, votre savoir-être comptent beaucoup.
- Communication efficace
Bien comprendre l’information que vous recevez est crucial pour communiquer efficacement. Si vous diffusez, une fausse ou une information incomplète ou encore vous la dénaturez, vous pouvez causer un préjudice énorme à l’entreprise.
- La confidentialité
Une assistante est une personne qui sait se taire et garder le secret professionnel. Vous ne devez pas divulguer certaines informations à cause de leur caractère confidentiel.
Une bonne connaissance de votre environnement
Chaque entreprise a son histoire, sa politique, sa culture et son mode de décision qui lui sont propres. Pour devenir une assistante de direction incontournable, vous devez tenir compte de tous les facteurs socio-politiques, culturels, et lois inhérentes au secteur d’activité de l’entreprise dans laquelle vous travaillez. C’est une compétence qui vous aidera à répondre aux différents besoins de vos interlocuteurs.
Votre curiosité
Pour une assistante de direction, la curiosité naturelle constitue un atout pour réussir les missions qui lui sont confiées. En effet, l’assistante de direction est une aide à la décision pour les personnes qu’elle assiste et il est essentiel de poser les questions pour comprendre l’orientation de l’entreprise. Cela vous permettra d’être proactive et de développer votre capacité de synthèse.
Une formation continue
La formation doit être quasi permanente et sans attendre qu’elle vienne de vos managers. « Knowledge is power », en tant qu’assistante vous devez aller à la recherche de l’information, car c’est un métier qui évolue constamment. La grande crise que traverse le monde a entraîné l’explosion digitale avec la virtualisation des comités de direction et réunions.
Vous devez actualiser vos compétences et vous poser les bonnes questions :
- Quels sont les outils à utiliser aujourd’hui ?
- Quelles sont les nouvelles méthodes organisationnelles et rédactionnelles ?
- Quelles sont les formations que reçoivent les autres assistantes ?
Si vous voulez devenir une incontournable assistante de direction, développez toutes ces compétences.
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